Система хранения документов в организации

Система хранения документов

Автоматизированное хранение документов позволяет эффективно организовать рабочий процесс, исключить потерю данных и при этом обеспечить эргономичное расположение имеющихся материалов. Компания «Остек-АртТул» предлагает широкий выбор комплексных решений в области автоматизированных систем хранения (АСХ) для документации различного типа.

Виды АСХ

Карусельная. В ней папки размещаются на полках в соответствующих ячейках. Оператор выбирает необходимые документы автоматически или вручную (с помощью консоли управления). После этого система хранения подает полку по максимально короткому маршруту. Оборудование карусельного типа позволяет увеличить скорость поиска, защитить документы от запыления и несанкционированного доступа.

Лифтовая. Данная АСХ позволяет быстрее подавать полки с файлами, расположенными по всей ее высоте и глубине, в любую из колонн. Поиск, хранение и выдача документов осуществляются с помощью компьютера со специальным ПО. Отбор происходит по номеру полки, штрих-коду, артикулу и другим параметрам. Подобные многомодульные конструкции могут иметь более 100 вариантов несущей полки и используются для хранения материалов в помещениях любой площади и конфигурации.

Преимущества внедрения АСХ

Максимально эффективное использование габаритов помещения. Современная система хранения документов в организации предусматривает использование стеллажей, занимающих большую часть свободного пространства комнаты.

Снижение времени на поиск документов. Автоматизированная система подразумевает создание карточек с указанием места расположения нужного файла. При такой организации процесса поиск информации значительно ускоряется с минимальными трудозатратами со стороны персонала.

Возможность комплексной автоматизации архива. Компьютеризованные системы хранения документов в организации имеют максимальную эффективность. Формирование фондов, поиск и выдача происходят без участия человека, что исключает риск субъективных ошибок. Применение такой системы сбережения информации в организации позволяет сократить персонал архива до минимально необходимого.

Ограничение прав доступа к архивной информации. Автоматизированные системы хранения документов в организации осуществляют выдачу бумаг только строго определенному кругу сотрудников. Тем самым снижается вероятность повреждения или утраты важных сведений. При такой системе другие сотрудники организации получают документ в электронном виде в форме поискового образа.

Снижение роли человеческого фактора. Современные системы хранения документов в организации предельно формализованы. Это уменьшает риск ошибок при поиске информации. Системы архивного сбережения документов в организациях имеют структурированные каталоги. Подбор информации осуществляется по ряду признаков, в том числе и по неполным данным.

Упрощение контроля и ведения отчетности. Внедрение описываемых систем хранения документов в организациях обеспечивает возможность проведения выборочных или полных проверок. При этом акцент делается не на статусе бумаг, а на тщательном соблюдении порядка их сбережения, экспертизы и уничтожения.

За дополнительной информацией по вопросам организации системы хранения документов обращайтесь к специалистам компании «Остек-АртТул» по телефону 8(495) 788-44-44. Вы также можете заказать обратный звонок или воспользоваться другими способами связи, которые указаны в разделе «Контакты».

X

Заказать обратный звонок